Een beller is sneller

Ken je dat gevoel: je leest een mailtje en realiseert je dat de zender en jij elkaar niet helemaal goed begrijpen. Pfff…Met een zucht trek je deze conclusie en gefrustreerd ga je (extra hard) terug zitten typen om uit te leggen wat je eigenlijk bedoelt. Waarschijnlijk is het ook al de derde of vierde keer dat jullie heen en weer mailen. Kom je binnenkort in zo’n situatie? STOP dan met mailen, doe even je ogen dicht, haal drie keer diep adem en realiseer je wat je eigenlijk het beste had kunnen doen. Precies: meteen de telefoon pakken! Jouw bedoelingen toelichten en de verwachtingen richting de gesprekspartner uitspreken, zodat jouw klant (of leverancier) in één keer op de goede weg zit.  

Lekker (a)sociaal  

De afgelopen 20 jaar hebben de steeds slimmere smartphone én sociale media onze manier van communiceren veranderd. Onze manier van uitdrukken heeft zich hierdoor beperkt tot een toetsenbord. Een berichtje is zo getypt en verstuurd, maar daardoor verlegt de zender ook de verantwoordelijkheid bij het sturen van een sms, WhatsApp en in sommige gevallen zelfs e-mail. Zo kun je het sturen wanneer je wilt (dus ook in een opwelling) en ervaar je een minder hoge drempel om te kunnen zeggen wat je op je hart hebt. Dit komt doordat het eenrichtingsverkeer betreft. Je houdt geen rekening met de situatie waarin de ander zich op dat moment bevindt, waardoor je geen invloed kunt uitoefenen op hoe jouw bericht wordt geïnterpreteerd. Als je er goed over nadenkt, is deze vorm van communiceren dus eigenlijk helemaal niet zo sociaal.  

Waardeloze woorden 

Het lijkt zo efficiënt, even een mailtje verzenden. Iedereen in de cc die er ook maar een klein beetje mee te maken heeft en hoppa, je hebt het over de schutting geknikkerd! De meest gehoorde klacht van ondernemers in mijn omgeving is een overvolle mailbox. Dat betekent in mijn ogen dat, hoe meer mails er verstuurd worden, hoe onbelangrijker deze worden geacht door de ontvanger(s).  

Even een waargebeurd voorbeeldje. Ik had ooit een manager die na z’n vakantie de CTRL+A en DELETE actie uitvoerde op zijn inbox. Hij was in 3 minuten na terugkomst op kantoor weer ‘bij’ inclusief het opstarten van de computer. Waarna hij een volle ochtend de tijd had om voor iedereen koffie halen en naar zijn collega’s te luisteren voor een echt gesprek vanuit oprechte interesse. Zeg nu zelf, dat is geweldig toch? En die mails dan, hoor ik je denken…Nou daar was ook een oplossing voor: ’Als het echt belangrijk is, bellen ze me vandaag of morgen wel over’.   

E-mail e-motie  

Hoe vaak gebruik jij emoji’s in een getypte tekst? Dat doe je natuurlijk om nog een beetje emotie toe te voegen in die saaie platte tekst. Wanneer je echter met iemand aan de telefoon bent laat je de ander, onbewust, veel meer over jouw gevoelens weten. Ook kun je ook de emoties van de ander beter oppikken. Je hoort het aan de toonhoogte van de stem, het tempo en volume waarin men spreekt. De uitspraak van specifieke woorden en de woordkeuze, deze is onherroepelijk anders dan als je dezelfde woorden uit een mail zou interpreteren. Ook hoor je het als iemand lacht, twijfelt, enthousiast of boos is, teleurgesteld of aangedaan. Kortom: je weet na een kort telefoongesprek véél meer dan na uren heen en weer mailen en/of appen. Zelfs al zou je alle emoji’s uit de catalogus gebruiken 😊. Mijn advies, pak vaker de telefoon.  

Telefoneren is kansen creëren  

In de zakelijke wereld adviseer ik om geschreven berichten eigenlijk alleen als bevestiging te gebruiken. Afspraken maak je face-to-face of telefonisch en de bevestiging van wat er is besproken verwoord je kort en krachtig in een mail of verslag. Mét de mogelijkheid voor de ander om hier zijn/haar zienswijze op toe te passen.   

De belfunctie van de telefoon lijkt in veel leeftijdscategorieën een uitstervende optie. Veel jongeren maken helemaal geen gebruik meer van het groene knopje op hun smartphone en een telefoonnummer onthouden van een vriendje of ouder is er daardoor ook al niet meer bij. Mijn eigen pubers zie ik eindeloos wachten met hun iPhone in de hand tot hun matties reageren. En ook onze ouders (60-plussers in mijn geval) blijken heel wat af appen. We zien het ook terug in de abonnementen van mobiele telefonie, kleine belbundels, grote internetbundels. Ik ben fan van het abonnement met onbeperkt bellen; er is dan tenminste geen financieel bezwaar om te telefoneren.  

De baten van bellen  

Bellen is persoonlijk en duidelijk. Wel zo fijn als het gaat om een (nieuwe) opdrachtgever. Als jij snapt wat jouw klant bedoelt kun je hem ook sneller én beter van dienst zijn. Minder verwarring staat voor een prettiger samenwerking.   

Herinner jij je nog wanneer je voor het laatst zakelijk iemand sprak die reageerde met “Wat leuk dat je belt”? Ik heb het dagelijks, zelfs bij mensen die je niet kent, die werken bij bedrijven waarvan je het bestaan helemaal niet wist. ‘Wat leuk dat je aan ons denkt.’ Door toe te lichten waarvoor ik bel of als antwoord op een vraag die ik stel; “Joh, je hebt ons wel aan het denken gezet. We willen daar komend jaar wel graag mee aan de slag.”
Wauw, hoe vaak maak je dat mee? Dat je precies belt op het juiste moment?!   

Telefoon tikken 

Als je een klant een voorstel hebt gedaan moet je soms even wachten op zijn reactie. Hij moet er even over nadenken of anderen moeten er nog een plasje over doen. Dit wachten kan best frustrerend zijn. Net zo frustrerend als wanneer je een afspraak probeert te maken met een vriend of vriendin die op zijn/haar beurt dagen de tijd neemt om op jouw WhatsAppje te reageren. Ook dan is je telefoon je beste vriend. Pak dat ding op, toets die tien cijfers in en voer de druk maar een beetje op. Want wanneer je iemand belt, kom je achter zo veel meer informatie dan via de mail. Dat jouw contactpersoon op vakantie is en dat het nog zeker drie weken gaat duren voor je iets terug hoort bijvoorbeeld. Hierdoor heb je geleerd dat het niet aan jou ligt dat je nog niets hebt vernomen en voorkom je dat je onzeker wordt over de kwaliteit van jouw voorstel.  

Ervaar jij weleens een drempel om de telefoon te pakken? Ik heb nog wel een paar tips om het bellen gemakkelijker te maken!   

Barbara’s Beltips:   

1. Maak een belafspraak!  
   Omdat het vervelend is als je (steeds) langs elkaar heen belt. 
   Omdat je niet wilt storen, maar graag gelegen wilt bellen. 
   Omdat je zeker wilt zijn dat er iemand open staat voor het onderwerp van jouw telefoontje.  
   Omdat je er niet van houdt om afgewimpeld worden.   
   Bij het maken van de belafspraak: stem het tijdstip en de duur van het telefoontje en natuurlijk het onderwerp van gesprek af. Daarnaast kan het prettig zijn om vast aan te geven wat je van jouw gesprekspartner verwacht. Wil je graag feedback, betreft het een uitnodiging, ga je samen iets organiseren?   
2. Bel je gelegen? 
   Wanneer je iemand onaangekondigd belt is het, nadat je jouw intenties hebt duidelijk gemaakt, wel zo netjes om te vragen of je telefoontje gelegen komt. Je geeft de ander dan de kans af te wegen of hij nu wel of geen tijd en/of zin heeft in dit gesprek. Komt het niet zo lekker uit omdat men ‘nu te druk’ is, vraag dat wat wél een goed moment is om hierover terug te bellen. Zie Tip 1: Belafspraak.   
3. Spiekbrief!  
   Weet je van jezelf dat je aan de telefoon zenuw- of vergeetachtig kan worden? Maak dan van tevoren een paar notities zodat je niets vergeet te zeggen/vragen. Weer een voordeeltje van de telefoon: niemand ziet jouw spiekbriefje!   
4. Heb je er beeld bij? 
   Ben je heel nieuwsgierig naar je gesprekspartner of is het voor de (klanten)binding beter om elkaar te zien en/of een presentatie te delen tijdens het gesprek, dan kun je beeldbellen via Zoom, Google Meet of MS Teams. Dan heb je pas écht een totaalplaatje als het gaat om een verdiepingsgesprek op afstand.   

Duik in je telefoon!   

Snap je het belang van bellen, maar is het (nog) (helemaal) niet je ding? Mijn telefoon zit nog nét niet vastgeplakt aan mijn oor (lang leve bluetooth!) Ik wil je graag helpen. Bel anders gewoon eerst naar mij! Dat lukt je vast wel.